行政前台工作职责

行政前台工作职责

以下是小编收集的行政前台的工作职责。我希望它能帮助你。1.接听电话，接收传真，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。2.接待、登记和指导来访客人，并及时通知受访者。拒绝无关人员、挨家挨户的销售和不合理的闹者。3.保持公司清洁，展示公司良好形象。4.监督员工的日常出勤率。5.负责公司快递、信件和包裹的收发。6.负责办公用品的盘点，做好登记和归档工作。并登记办公用品的收集、分发和仓储情况。7、不定期检查用品库存，及时做好后勤保障工作。8、负责每月统计公司员工的出勤情况，并存档出勤信息。9、负责复印、传真、打印设备的使用和管理，合理使用，减少材料消耗。10、负责整理、分类、保存公司常用表格，并根据实际使用情况进行补充。12、做好材料收集、档案管理等工作。13、协助上级完成公司的行政事务和部门的日常事务。14、协助上级进行内部事务和安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。15、协助主任协调公司各部门，积极完成上级分配的临时事务。第二章：行政前台的工作职责1。日常接待1。接待访问者：接待未知目的的访问者，首先询问对方访问的原因，根据原因是否无关人员，或需要找到公司相关人员接待。2.接待顾问，如有顾问，应及时邀请实验室或办公室相关人员协助接待。3.接听转接电话：前台为总机电话，一般来说，电话拨入后，需要转移到其他分支机构，并根据通讯录中的分支机构号码准确转移电话；接听咨询电话。如果您在前台接到咨询电话，如果对方不知道您的咨询顾问是谁，请直接将电话转移到相关部门的助理办公室。4.接待销售人员：如果其他公司的销售人员在工作时间上门销售，他们应该礼貌地拒绝，并通知工作时间在公司销售，这将影响他人的工作。如果员工需要他们的服务，通知相关部门的员工直接与他们联系。5.面试官：请在前台填写面试官信息表，带领他们到会议室等候，并通知办公室主任或相关部门领导进行面试。6.经常接待的相关人员：a)快递，无论是发送还是发送，都通过电话通知相关员工到前台处理，快递员不能直接进入公司实验室。b)物业公司，公司内部水电维修，联系物业规定的活动；c)送水公司，注意公司各地饮水机的水量，及时联系送水，每次接待时只需在送水公司的卡上写上送水XX桶，空桶XX一个。每月月底结账，填写付款单，提交办公室主任，并向财务申请支付费用。同时，注意公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司维修。1.库存：每月23-25日对库存办公用品进行全面库存，制作办公用品库存统计表，提交办公室主任审核。如果用品数量不足或已收到，应立即报告并补充；2.采购：每月25日至28日通知公司各部门提交下个月所需的办公用品清单，统计采购清单后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商交付；3。收集：员工收到所需办公用品时，填写办公用品收集表并签字，然后发放；4.结算：每月底联系办公用品供应商，提供本月未结算的付款清单和发票。确认后，填写支出表，报财务人员批准，通知供应商领取款项。1.确保行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等。如果机器出现故障，请联系供应商解决问题；2。统计公司每月15日左右提供电话补贴的员工名单，并将名单和电话费的总数报办公室主任审核。收到付款后，到移动和中国联通商务大厅购买充值卡，并开具发票。向相关员工发放充值卡，并要求签字确认；3。定期统计公司所有员工的通讯信息，更新员工通讯簿。如果公司有新员工或离职员工，应在2-3个工作日内制作新通讯簿，并发送到每个员工的邮箱；4。名片的申请和制作：当公司部门需要打印名片时，它需要填写名片申请表，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认后打印，然后提交给名片申请人；5。每周检查公司邮箱，向员工发送信件；6。公司备用门卡管理，前台应妥善保管备用钥匙，以便公司同事在紧急情况下使用；7。公司招聘人员时，协助人事部门通知申请人；8。收发传真，协助各部门员工收发业务传真；9.协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日聚会、公司集体活动、扩张等业务的联系、通知和协调。10.新员工入职时，应提供入职表、欢迎信、办公用品、公司地址簿等，并收到新员工个人身份证（身份证、学位证、户籍簿、照片）复印件，并提交办公室主任整理归档。11.积极配合公司的营销活动，做好后勤保障工作。四、接待工作1. 接待前准备工作a)客人人数确认：会前向相关负责人确认客人人数，准备布置会议室和订购；b)会议室桌椅布置：会议前清理会议室桌面，会议椅归位；c)茶和零食：会前准备茶、热水和杯子，客人到位后逐一送茶；接待贵宾时，应提前准备必要的水果和零食供会议人员食用；d)相机：准备公司相机，用于为游客拍照留念。e)订餐：向会议负责人确认是否需要订餐。如需订餐，应确认用餐人数，并联系餐厅预订包房；f) 预订酒店：如果您需要为客人预订酒店，在确认主客人的姓名后，致电锦江富源酒店预订房间，并在预订成功后向办公室主任报告确认。. 会议服务工作a)加茶给会员；b)会议支持按领导要求提供；c)会议上安排专人负责摄像；3. 会议后完善工作a)组织客人和公司领导合影留念，并将照片发送到访客邮箱或作为贺卡。b)重要客户来访时，应及时将会议照片上传到公司网站。c)会后的清洁工作：将剩余的茶和茶杯清理干净，未食用的小吃整理成茶点，供公司员工食用；d)会后设备归库：会后设备应及时归库，相机等设备应放回原处；第三章：行政前台的工作职责1。所有负责进入公司办公空间的人，礼貌地说：你好，请有什么事吗？然后，请他坐下来，帮助他联系他想找到的人，不时地问候、接待、登记和指导客人。2、负责公司电话总机的接线。拿起电话说：嘿，你好XX 公司对来往电话声音清晰，态度和蔼，礼貌用语使用得当； 记录未联系并及时通知；尽量接通紧急电话，未通者快报领导处理；良好的沟通协调能力，以及强烈的保密意识。3、收发公司传真、复印、熟悉前台电话公司各分机号码。统计考勤等。4、保持前台清洁卫生；负责办公用品和清洁消耗品的分发和消耗品的更新，并计划购买。5、公司按顺序进行外部联系；领导按顺序进行其他工作。1.接待：当游客进入接待大厅时，他们应该抬起头来注意礼物。你好，你在找谁？并请访客坐下，请示介绍相关区域，一分钟内端茶，负责加水、更新烟缸；2、卫生清洁工作：烟缸不得超过5个烟头，访客离开后3分钟内清洁烟缸、茶杯；3、总机服务工作：必须在铃声三声内接听，您好，lsquo;XX公司lsquo;。；若自动转拨，必须在三分钟内转为人工；打电话给总经理，是广告，不得直接转移，应询问转移相关部门后的情况；4。传真信息必须在5分钟内交付给相关人员；5。负责收发管理报纸和信件；6。安全工作：下班前检查复印机关，关闭所有电源，关闭门窗；7。接受行政助理（助理招聘）安排的其他工作。