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HR如何有效控制和管理提高会议质量?

2022-06-09 绩效管理 加入收藏
 HR如何有效控制和管理提高会议质量?  如何开好公司的各项会议,很多时候我们见到最多的仍然处在口号阶段,会议室张贴悬挂着:会而有议、议而有决、决而有行、行而有果。甚至设置会议监督管理办法,但最终依然是以前怎样还是怎样,一场会议的执行力和与会者对于会议的目的都达不到共识,更别谈会议决定和结果的执行与共识,和邯郸英才网小编一起了解。今天针对企业经营管理过程中的常见会议,我罗列出来,如何有效控制和管

  HR如何有效控制和管理提高会议质量?

  如何开好公司的各项会议,很多时候我们见到最多的仍然处在口号阶段,会议室张贴悬挂着:会而有议、议而有决、决而有行、行而有果。甚至设置会议监督管理办法,但最终依然是以前怎样还是怎样,一场会议的执行力和与会者对于会议的目的都达不到共识,更别谈会议决定和结果的执行与共识,和邯郸英才网小编一起了解。今天针对企业经营管理过程中的常见会议,我罗列出来,如何有效控制和管理,提高会议质量,谈谈自己的心得感受。我们知道的那些个会周例会:业务相关单位的负责人会议,针对一周各部门的工作进行资源协调才是目的,而很多时候我们开成了总结和计划会。关于工作总结部分自然有绩效指标和工作目标去保证,有直属上级去监督把控,在业务相关部门负责人一起的会议上汇总,无疑是耽误大家的时间,且别人也未必关心你部门做了什么,想做什么。关于计划部分亦是如此。所以周例会的关键在于回顾上周工作中遇到的非本部门造成的困难和问题,提出解决意见,以及下一步工作计划中需要其他相关部门提供的支持和配合。针对这些问题进行会议沟通,协调人力物力资源,以确保本部门工作目标的达成,这才是会议最终的目的。业务协调会:对于项目性工作或者前一阶段工作中的产异常进行协调,对接下来的工作进行资源调配。针对项目性或临时性重要工作,且需要跨部门协作的工作开展的临时性或常规性会议。以协调解决工作中的盲点和异常为主。工作总结计划会:直属业务线或者部门内部组织召开的常规会议,按周、月、季度或年度为节点,进行业务工作的全面总结陈述,问题、改进建议、下一阶段工作计划、目标、需求和建议。不是所有部门都需要混在一起参加的。当然公司级的会议例外,但公司级的这种常规会议一般以月或季度,年度为节点召开,除非创业前期,方向战略不明确,调整变动快,可按周组织实施。除了以上的常规会议,不同的行业或公司还会有其它的一些会议。如业务启动大会、成本分析会、年度经营计划会、年会等常会被列为公司的例行会议外,不同行业会议形式各异。临时性会议:如业务碰头会、业务检讨会、项目启动会等,以及部门内部的小范围会议,比如部门早会、夕会、扒皮会等。非例行性专题会议包括:新产品导入会议(样品总结会/试产前会议、试产总结会议等)、品质分析会议(客户投诉、退货、重大品质问题发生)、出现生产或消防安全、职业卫生、员工生命出现重大危险等方面的重要事故专题会议、与客户、供应商或其他客人的沟通会议等。会议管理的原则是什么?会议的基本原则:遵循公开公平公正;平等、自由激辩、民主讨论集中决策的原则,决策者最后发言,尽量不参与争辩,反对一言堂式的会议。议题原则:只有涉及三个部门以上之议题、部门之间在现有制度流程中找不到依据无法达成一致的议题、投诉的或通告的议题才能提交到会议上来。而且,例会不解决具体个案,专题会议不解决制度和程序的问题,类似个案出现三次才可以考虑到体制问题等。会议的讨论方式、提出议题的原则、解决问题的原则、争议裁决的原则(仅供参考):提出议题的原则:提出有关制度和流程方面的问题时,提问者应事先查看有关的文件资料,不看程序文件和制度,不去了解调查,信口开河提出并改变处理方法,是公司制度和流程朝令夕改的重要原因之一,对公司的规范化及长远发展损害是非常大的。提出制度或程序上的问题并要求改变者,必须提交与之相关的文件,指出其不足之处,方可加以讨论,让大家养成了解和调查的习惯,防止信口开河的工作作风。议题提出人提出问题时,必须按“议题、所遇到的困难和瓶颈、自己的意见和建议”三个步骤进行,让与会者感觉有条理性,以节省时间及使与会者更容易理解。解决问题的原则:问题的系统解决和预防,要从人为因素和流程体制因素两方面加以考虑,并平衡近期问题(治标)与远期系统(治本)之间的矛盾,因此意见和建议必须有“当前临时的解决方案”和“将来从制度流程上系统的解决方案”。讨论出来的决定(流程或制度),尽量保持相对的稳定性,制度流程变化太快,朝令夕改,制度流程无法沉淀,例行性管理的事务也会变成例外管理,部属无法适从,从上到下忙于救火,无法形成优良的企业文化;制度流程长期不改,不能根据外部变化进行变革升级,会导致体制逐步僵化保守,最终失去竞争力。《会议管理办法》对各种会议的时间、地点、参加人员、主持人、决策人、记录员、参加部门该准备哪些资料要有非常细致的说明。办法还要对会议程序、主持人如何控制会议进程、会议纪律、会议记录、决议追踪做细致的规定。《会议记录表》有议题、内容和决议,有责任人和协助人以及完成时限和结案签名等项目。保证会议在有序、尽量理性的范围内进行,并使之议题的提出到结案形成一个闭环。以上各个环节都控制住了,一定能保证会议高效高质量的完成吗?不一定,因为很多企业老板是带头破坏制度和规则的人,所以,要想保证会议管理的执行,还需要最重要的一步,搞定老板,与老板在会议管理上达成共识。开会非常能体现中庸之道,如果决策者过度高压搞一言堂,大家就一团和气捂盖子不吭声;如果过度自由,大家就胡吹乱扯偏离主题;如果没有原则和程序,大家就会一味指责拍桌子骂架,甚至极度情绪化导致人身攻击,人身攻击一多,心里就开始记仇了,国人最喜欢讲冠冕堂皇的大话,经常讲什么对事不对人,而最难做到的恰恰是这一点;所以会议的掌控特别能体现一个人的管理艺术,讨论的过程既要民主自由,又要控制与会者不能乱扯下去,既要让大家激辩又不能导致人身攻击。判断一个管理者的综合素质,从主持一个会议就可以辨别一半以上,会议开好了,管理就成功一半了。

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